Seit Oktober 2018 ist Jan Pörksen Chef der Senatskanzlei und damit der engste Stratege des Hamburger Bürgermeisters Peter Tschentscher sowie die Schnittstelle zwischen Rathaus und Volk. Mit Pörksens Amtsantritt übernahm die Freie und Hansestadt zugleich den jährlich wechselnden Vorsitz der Ministerpräsidentenkonferenz, auf deren Agenda unter anderem die Digitalisierung in Verwaltung und Schulen ab 2020 steht. Im Interview mit Hamburg@work spricht Jan Pörksen über Herausforderungen und Chancen der Metropole an der Elbe im Digitalisierungskontext.

Das Interview führte Thomas Keup von Hansevalley für Hamburg@work.

Im Kontext der Digitalisierung belegt Hamburg regelmäßig Spitzenplätze bei Vergleichsstudien, zuletzt als „beste digitale Verwaltung“ im „Deutschland-Index der Digitalisierung“ des Frauenhofer-Instituts für offene Kommunikationssysteme. Ist Hamburg im Vergleich zu anderen Städten und Bundesländern tatsächlich so weit vorn? 

Es gibt in Hamburg bereits eine ganze Reihe von Verwaltungsdienstleistungen, die online verfügbar sind. Außerdem haben wir in unserer Stadt im Hinblick auf die Infrastruktur beste Voraussetzungen, etwa durch eine gute Breitbandversorgung. Unter anderem trägt dies dazu bei, dass Hamburg schon jetzt als digitale Stadt wahrgenommen wird. Allerdings wissen wir, dass es keinen Anlass gibt, sich auf den Erfolgen auszuruhen. Es ist nach wie vor viel zu tun, viele große Aufgaben liegen noch vor uns.

Peter Tschentscher hat in seiner Bürgermeister-Rede vor dem Übersee-Club im Februar betont, dass die Digitalisierung „das Leben in Hamburg grundlegend verändert“. Wie kann der Hamburger Senat diese Entwicklungen aktiv begleiten und positiv steuern?

Wir haben den Themen IT, E-Government und Digitalisierung schon immer eine große Bedeutung beigemessen. Deshalb wurden die Kompetenzen in der Senatskanzlei, im Amt für IT und Digitalisierung, an zentraler Stelle gebündelt. Wir entwickeln gemeinsam mit allen Behörden, Ämtern und städtischen Institutionen eine Digitalstrategie, die Hamburg als digitale Stadt voranbringen wird. Es geht darum, die Lebensqualität und die wirtschaftliche Attraktivität unserer Stadt zu sichern und weiterzuentwickeln. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei, dass wir unsere Prozesse stärker vom Bürger oder von den Unternehmen aus denken müssen. Unsere strategischen Überlegungen erstrecken sich insofern auf alle Lebensbereiche der Stadt. Die Digitalisierung der Verwaltung ist dabei ein Schwerpunkt.

Wie genau sieht es aus, wenn die Verwaltung die Digitalisierung vorantreiben und sich an die Spitze der Bewegung setzen will? Wird es eine „trendy“ App geben, die uns durch die Stadt navigiert?

Es gibt ja schon eine Vielzahl „trendy“ Apps, die sich mit Hamburg beschäftigen und Touristen wie Bürgerinnen und Bürger begeistert. Wir müssen diese nicht selber anbieten, tun aber gut daran, alle Akteure zu unterstützen. Mit dem Melde-Michel bieten wir zum Beispiel auch eine eigene Online-Lösung an, über die Bürgerinnen und Bürger Mängel im öffentlichen Raum an die Verwaltung melden können. Unser Fokus liegt auf „echten“ Online-Services, die verlässlich, sicher und schnell einen deutlichen Mehrwert bieten. Zudem bin ich der Überzeugung, dass es richtig ist, die Dienstleistungen des Staates vom Nutzer her zu denken. Auch in der Vergangenheit gab es Innovationen, die allerdings sehr technikgetrieben waren. Mit unserem Programm „Digital First“ ist es uns gelungen, Verwaltung neu zu denken. Ein erstes Beispiel ist „Kinderleicht zum Kindergeld“ – ein Projekt, das Eltern in eine neue Lebensphase begleitet und den bürokratischen Aufwand im Zusammenhang mit der Geburt eines Kindes deutlich reduziert. Derartige Services müssen und werden wir ausbauen.   

Sie haben gerade im Staatsrätekollegium einen Design-Thinking-Workshop gehalten, sodass das Thema Digitalisierung fortan bei allen Behörden und auf allen Ebenen die Aufmerksamkeit erhält, die erforderlich ist, um sich der Herausforderung zu stellen und Gestaltungsspielräume auszufüllen.

Der Grundgedanke dabei ist, dass Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierung kontinuierliche Prozesse sind, die fortdauern. Die damit verbundenen Vorhaben werden erfolgreich sein, wenn ihre Umsetzung als wichtige Führungsaufgabe wahrgenommen und zugleich von den Beschäftigten getragen wird. Deshalb ist es erforderlich, das „neue Denken“ auf allen Ebenen der Verwaltung zu etablieren. Die Staatsrätinnen und Staatsräte bekennen sich ausdrücklich zu ihrer eigenen Verantwortung, als aktiv und sichtbar Handelnde den digitalen Veränderungsprozess voranzutreiben. Generell gilt dabei: Wenn man konkrete Veränderungen nicht nur planen, sondern konkret angehen will, sind auch Flexibilität und Mut gefordert. Es muss möglich sein, auch Fehler und Lernprozesse zuzulassen; offene Denkweisen und innovative Methoden sollen so gefördert werden. Außerdem muss nicht jede digitale Anwendung von Beginn an als perfekte Variante mit umfangreichen Funktionen vorliegen. Im ersten Schritt ist auch immer die kleine Lösung – mit geringstmöglichem Aufwand – umsetzbar.

Der Erste Bürgermeister hat im Rahmen seines Grußwortes auf dem Neujahrsempfang der Unternehmerverbände Nord eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie für die Hamburger Verwaltung angekündigt. Welche Kernelemente umfasst das behördenübergreifende Konzept? 

Jede Fachbehörde entwickelt eine eigene umfassende Digitalstrategie. Hierzu hat das Amt für IT und Digitalisierung das sogenannte „Rahmenwerk behördliche Digitalstrategien“ vorgelegt. Es enthält verbindliche, strategische und operative Leitlinien für eine erfolgreiche digitale Transformation in den Behörden. Ein wichtiges Prinzip dabei: Unsere digitalen Lösungen machen den Nutzerinnen und Nutzern das Leben leichter – denn digitale Technologien sind kein Selbstzweck.

Wir verankern Automatisierung als Prinzip, wir wollen Prozesse besser machen, um beispielsweise die Beschäftigten von Routinearbeiten zu entlasten. Zu den Leitlinien gehört auch, dass wir Daten systematisch nutzen und teilen wollen, zum Beispiel mit der Urban Data Platform. Und: Unsere Strategien sollen zu konkreten Maßnahmen führen, denn wir wollen keine Papierberge produzieren, sondern erfolgreiche Digitalvorhaben.

Nach dem Willen der Bundesregierung sollen bis 2022 bundesweit alle wichtigen Behörden-Dienstleistungen für Bürger, Firmen aber auch verwaltungsintern online zur Verfügung stehen. Der Hamburger Senat baut unter Leitung des in der Senatskanzlei angesiedelten Amts für IT und Digitalisierung mit "Digital First" ein umfassendes Webportal auf. Wie sieht das Portal ab 2021 aus – auch im Vergleich zum jetzigen "Hamburg Service"-Portal?

Mit dem Programm DigitalFirst bieten wir bereits eine Reihe von digitalisierten Dienstleistungen an. Über eine standardisierte Serviceplattform werden künftig alle digitalen Kontakte mit der Verwaltung laufen. Maßgeblich hierfür sind vier Umsetzungsleitlinien. Erstens: Alle Verwaltungsdienstleistungen sollen vorrangig digital erbracht werden. Zweitens: Proaktives Verwaltungshandeln – die Anliegen von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen werden möglichst proaktiv und antragslos erledigt. Drittens: Once only – Nutzer von Verwaltungsdienstleistungen sollen Informationen, die sie einmal angegeben haben, bei einem weiteren Verfahren möglichst nicht erneut angeben müssen. Viertens: Automatisierung – was durch digitale Technik erledigt werden kann, soll auch digital erledigt werden. Die IT-Plattform, die künftig als Grundlage für die fabrikhafte Entwicklung von DigitalFirst-Online-Diensten dient, ist seit Dezember 2018 in Betrieb. Geplant ist es, bis 2022 alle dafür geeigneten Verwaltungsdienstleistungen als Online-Services anzubieten, um so die Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz zu erfüllen. Wir fangen mit den Verwaltungsservices an, die sich schnell und relativ unproblematisch umsetzen lassen.

Chief Digital Officer Christian Pfromm präsentierte zusammen mit dem CDO der Wirtschaftsbehörde BWVI und der Hafenverwaltung HPA Sebastian Saxe auf der Solutions.Hamburg im vergangenen Jahr erste Beispiele der Digitalisierung relevanter Verwaltungsangebote wie den Kindergeldantrag. An welchen Diensten arbeitet Hamburg zusammen mit anderen Ländern?

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) wird seine Wirkung entfalten. Es verpflichtet uns, mehr als 570 Dienste bis 2022 online verfügbar zu machen. Die Umsetzung des OZG wird nur als gemeinsame Anstrengung und in Kooperationen gelingen. Bund und Länder haben sich geeinigt, dass sie sich die Aufgaben thematisch aufteilen. Wir haben unter den Ländern die Federführung für Prozesse der Unternehmensführung und -entwicklung übernommen. Die Theorie dahinter ist, dass ein in einem Bundesland entwickelter Prozess von den anderen Ländern übernommen werden kann. Hamburg nutzt darüber hinaus auch seinen derzeitigen Vorsitz in der Ministerpräsidentenkonferenz, um das Thema Digitalisierung als Schwerpunktthema zu verankern. So wurde beispielsweise auf unseren Vorschlag ein Beschluss gefasst, wonach die digitale Identifizierung und Authentifizierung anwenderfreundlich sein muss, damit Bürgerinnen und Bürger sich nicht mit umständlichen Verfahren befassen müssen.